Перевод учета на "1С: Комплексная конфигурация ред. 2" одного из крупнейших ретейлеров Архангельской области.
ООО "Вирс" одни из крупнейших DIV-ретейлеров в Архангельской области. Предприятие один из крупнейших налогоплательщиков в регионе. В состав сети в частности входят хорошо известные такие торговые центры "Мега" и "Бум". Кроме розничных отделов, существенную долю в обороте занимают оптовые поставки. Ассортимент представлен более 80000 наименованиями товаров в более чем 410 группах, включая собственные торговые марки.
Ситуация до внедрения.
На предприятии в качестве центральной учетной системы использовалась сильно кастомизированная версия "1С: Комплексная автоматизация ред. 1". Как и у всех подобных предприятий центральная база имела большое количество синхронизаций, в т.ч. в режиме "онлайн":
• кассовый сервер на базе "SetRetail", консолидирующий данные с более чем 50 кассовых узлов;
• распределительный склад на базе "1С: WMS ред. 4";
• интернет-магазин;
• базы бухгалтерии конфигурации "1С: Бухгалтерия ред. 2";
• базы расчета зарплаты конфигурации "1С: Зарплата и управление персоналом ред. 2.5";
• базы на платформе "1С" для решения узкоутилитарных задач (подготовка отчетов и т.д.);
• база документооборота конфигурации "1С: Документооброт".
Существовало несколько серьезных проблем, которые нельзя было решить в рамках этого ИТ ландшафта:
• Финансовый результат и сводная отчетность по группе компаний собиралась из разных источников вручную;
• Отсутствовала автоматизация сквозных бизнес-процессов, которые протекали в рамках совместной работы нескольких юр. лиц над одним заказом;
• Отсутствие возможности использовать возможности последних версий платформы 1С из-за особенности совместимости текущих конфигураций;
• Высокие затраты на самостоятельную поддержку существующей учетной системы для соответствия последним изменениям в законодательстве (маркировка, прослеживаемость и т.д.);
Данные проблемы приводили как к серьезным потерям трудозатрат, так и к возможным потерям прибыли – из-за задержек при получении сводной отчетности и неверной оценки плановых расходов по будущим заказам.
Цель проекта.
Основной целью перехода на новую систему была необходимость получать реальную экономическую картину работы компании и подготовить процессы управленческого учета к новациям в законодательстве в области контроля за оборотом товаров (маркировка, прослеживаемость и т.д.). Особенности учета (много юридических лиц, несколько собственников, территориальная удаленность торговых точек, большое количество сотрудников, большое количество синхронизаций с внешними системами и т.д.).
Уникальность и инновационность проекта.
Новая информационная система была подготовлена к эксплуатации за 4 месяца.
Для перехода потребовалось разработать методику конвертации для переноса более 20Гб данных.
Основной переход на новую информационную систему с переводом более 300 мест был выполнен в ночь на 1 января 2021 года.
Кроме перехода на новую учетную систему параллельно происходил перевод на новые конфигурации баз бухгалтерии (ред. 2 на ред. 3), расчета зарплаты (ред. 2.5 на ред. 3.1), WMS (обновление после значительного пропуска).
Введенная в строй информационная система является высоконагруженной с большим количеством фоновых процессов и обменов со сторонними источниками данных.
Выполненные работы.
До запуска проекта было выполнено предпроектное исследование с описанием существующих бизнес-процессов. После чего были сформулированы основные задачи по необходимым адаптациям новой конфигурации.
Одной из самых тяжелых задач стал перенос данных из нетиповой базы "1С: Комплексная конфигурация ред. 1" в типовую "1С: Комплексная конфигурация ред. 2". Требовалось перенести значительный объем всей необходимой для бизнеса информации, включая историю продаж за 2 последних года. Для решения данного вопроса были разработаны правила конвертации через промежуточную базу на SQL-сервере. После нескольких тестовых прогонов, в ночь перед запуском данные были перенесены в новый продуктивный контур.
За 4 месяца до запуска начало проводится интенсивное обучение пользователей различных подсистем. В основном преобладали занятия в небольших группах в присутствии руководителей направлений.
Силами сотрудников ИТ-отдела предприятия были с нуля настроены обмены с внешними система. Основные из них это СЭД, WMS, SetRetail, Forecast, интернет-магазин.
Были разработаны АРМ для основных направлений деятельности компании. АРМ "Оптовые продажи" - обеспечивает единое информационное пространство для принятия решений менеджеров оптового отдела. АРМ "Розничная продажа" - обеспечивает единое информационное пространство для принятия решений сотрудников розничного направления. АРМ "Работа с претензиями" - обеспечивает выполнение пошагового (регламентированного) бизнес-процесса обработки претензий от покупателей.
В рамках адаптации типовой "1С: Комплексная конфигурация ред. 2" под потребности предприятия были разработаны дополнительные модули:
- управление торговыми акциями;
- работа с бонусами от поставщиков;
- продвинутый модуль с заказами поставщикам;
- продвинутый модуль переоценки в розничной точке;
- продвинутый модуль ценообразования;
- расширенные возможности для контроля обмена большими объемами данных с бухгалтерскими базами;
- интеграция работы с заказами клиентов с подсистемой SetKit кассового сервера;
- контроль результатов кассовых смен.
В рамках отражения современных реалий учета совместно с ИТ-отделом предприятия были внедрены процессы работы с маркированным товаром.
Новая учетная система потребовала перезапуск работы с терминалами сбора данных. Для этого был осуществлен перевод на программное обеспечение "Магазин 15" на платформе "Mobile SMARTS" от "Клеверенс". Данное решение интегрировано в учетную систему, что позволило вывести работу по операциям перемещения и подсчета товаров на новый уровень.
Результаты проекта.
Вся оперативная деятельность ведется в одной информационной базе в режиме "онлайн". Входящая информация обрабатывается "здесь и сейчас". Работа торговых точек контролируется и корректируется в режиме реального времени.
Благодаря общему информационному полю увеличилась скорость и качество взаимодействия между отделами внутри компании.
Полностью исключено дублирование информации – высвобождены трудовые ресурсы.
Достигнута конечная цель: ежедневное формирование финансового результата в развернутой аналитике для принятия верных и оперативных управленческих решений для роста и развития компании.
В настоящее время ведется подготовка ко второму этапу внедрения, включающего в том числе такие задачи как: бюджетирование, логистика, аналитика, повышение юзабилити.
Проект в цифрах.
1. Количество рабочих мест - более 300;
2. Серверов - 3;
3. Количество документов в день от 2000;
4. Трудозатраты чел./часов - 20100;
5. Терминалов сбора данных - более 30;
6. Кассовых узлов - более 50;
7. Количество SKU - более 80000.
Ситуация до внедрения.
На предприятии в качестве центральной учетной системы использовалась сильно кастомизированная версия "1С: Комплексная автоматизация ред. 1". Как и у всех подобных предприятий центральная база имела большое количество синхронизаций, в т.ч. в режиме "онлайн":
• кассовый сервер на базе "SetRetail", консолидирующий данные с более чем 50 кассовых узлов;
• распределительный склад на базе "1С: WMS ред. 4";
• интернет-магазин;
• базы бухгалтерии конфигурации "1С: Бухгалтерия ред. 2";
• базы расчета зарплаты конфигурации "1С: Зарплата и управление персоналом ред. 2.5";
• базы на платформе "1С" для решения узкоутилитарных задач (подготовка отчетов и т.д.);
• база документооборота конфигурации "1С: Документооброт".
Существовало несколько серьезных проблем, которые нельзя было решить в рамках этого ИТ ландшафта:
• Финансовый результат и сводная отчетность по группе компаний собиралась из разных источников вручную;
• Отсутствовала автоматизация сквозных бизнес-процессов, которые протекали в рамках совместной работы нескольких юр. лиц над одним заказом;
• Отсутствие возможности использовать возможности последних версий платформы 1С из-за особенности совместимости текущих конфигураций;
• Высокие затраты на самостоятельную поддержку существующей учетной системы для соответствия последним изменениям в законодательстве (маркировка, прослеживаемость и т.д.);
Данные проблемы приводили как к серьезным потерям трудозатрат, так и к возможным потерям прибыли – из-за задержек при получении сводной отчетности и неверной оценки плановых расходов по будущим заказам.
Цель проекта.
Основной целью перехода на новую систему была необходимость получать реальную экономическую картину работы компании и подготовить процессы управленческого учета к новациям в законодательстве в области контроля за оборотом товаров (маркировка, прослеживаемость и т.д.). Особенности учета (много юридических лиц, несколько собственников, территориальная удаленность торговых точек, большое количество сотрудников, большое количество синхронизаций с внешними системами и т.д.).
Уникальность и инновационность проекта.
Новая информационная система была подготовлена к эксплуатации за 4 месяца.
Для перехода потребовалось разработать методику конвертации для переноса более 20Гб данных.
Основной переход на новую информационную систему с переводом более 300 мест был выполнен в ночь на 1 января 2021 года.
Кроме перехода на новую учетную систему параллельно происходил перевод на новые конфигурации баз бухгалтерии (ред. 2 на ред. 3), расчета зарплаты (ред. 2.5 на ред. 3.1), WMS (обновление после значительного пропуска).
Введенная в строй информационная система является высоконагруженной с большим количеством фоновых процессов и обменов со сторонними источниками данных.
Выполненные работы.
До запуска проекта было выполнено предпроектное исследование с описанием существующих бизнес-процессов. После чего были сформулированы основные задачи по необходимым адаптациям новой конфигурации.
Одной из самых тяжелых задач стал перенос данных из нетиповой базы "1С: Комплексная конфигурация ред. 1" в типовую "1С: Комплексная конфигурация ред. 2". Требовалось перенести значительный объем всей необходимой для бизнеса информации, включая историю продаж за 2 последних года. Для решения данного вопроса были разработаны правила конвертации через промежуточную базу на SQL-сервере. После нескольких тестовых прогонов, в ночь перед запуском данные были перенесены в новый продуктивный контур.
За 4 месяца до запуска начало проводится интенсивное обучение пользователей различных подсистем. В основном преобладали занятия в небольших группах в присутствии руководителей направлений.
Силами сотрудников ИТ-отдела предприятия были с нуля настроены обмены с внешними система. Основные из них это СЭД, WMS, SetRetail, Forecast, интернет-магазин.
Были разработаны АРМ для основных направлений деятельности компании. АРМ "Оптовые продажи" - обеспечивает единое информационное пространство для принятия решений менеджеров оптового отдела. АРМ "Розничная продажа" - обеспечивает единое информационное пространство для принятия решений сотрудников розничного направления. АРМ "Работа с претензиями" - обеспечивает выполнение пошагового (регламентированного) бизнес-процесса обработки претензий от покупателей.
В рамках адаптации типовой "1С: Комплексная конфигурация ред. 2" под потребности предприятия были разработаны дополнительные модули:
- управление торговыми акциями;
- работа с бонусами от поставщиков;
- продвинутый модуль с заказами поставщикам;
- продвинутый модуль переоценки в розничной точке;
- продвинутый модуль ценообразования;
- расширенные возможности для контроля обмена большими объемами данных с бухгалтерскими базами;
- интеграция работы с заказами клиентов с подсистемой SetKit кассового сервера;
- контроль результатов кассовых смен.
В рамках отражения современных реалий учета совместно с ИТ-отделом предприятия были внедрены процессы работы с маркированным товаром.
Новая учетная система потребовала перезапуск работы с терминалами сбора данных. Для этого был осуществлен перевод на программное обеспечение "Магазин 15" на платформе "Mobile SMARTS" от "Клеверенс". Данное решение интегрировано в учетную систему, что позволило вывести работу по операциям перемещения и подсчета товаров на новый уровень.
Результаты проекта.
Вся оперативная деятельность ведется в одной информационной базе в режиме "онлайн". Входящая информация обрабатывается "здесь и сейчас". Работа торговых точек контролируется и корректируется в режиме реального времени.
Благодаря общему информационному полю увеличилась скорость и качество взаимодействия между отделами внутри компании.
Полностью исключено дублирование информации – высвобождены трудовые ресурсы.
Достигнута конечная цель: ежедневное формирование финансового результата в развернутой аналитике для принятия верных и оперативных управленческих решений для роста и развития компании.
В настоящее время ведется подготовка ко второму этапу внедрения, включающего в том числе такие задачи как: бюджетирование, логистика, аналитика, повышение юзабилити.
Проект в цифрах.
1. Количество рабочих мест - более 300;
2. Серверов - 3;
3. Количество документов в день от 2000;
4. Трудозатраты чел./часов - 20100;
5. Терминалов сбора данных - более 30;
6. Кассовых узлов - более 50;
7. Количество SKU - более 80000.